Mijn eerste werknemer.
Inleiding.
Gelet op de welbekende gezegdes met een negatieve ondertoon:
- ”Ik wens u veel personeel toe” en
- ”Je komt makkelijker van je partner af dan van een werknemer”,
zou de naam van dit hoofdstukje niet ”Mijn eerste werknemer” maar ”Mijn eerste werknemer?” moeten luiden.
Echter, gelet op de grote hoeveelheid werknemers, hun onmisbaarheid voor de Nederlandse economie, het onlosmakelijk onderdeel zijn van ”het werkgeverschap” en de zeer kleine kans dat het een keertje verkeerd gaat, is het eerder uitzondering dan regel dat de gezegdes waarheid worden.
Dit laat onverlet dat de vraagstelling ”Mijn eerste werknemer?” essentieel is voor een ondernemer, want de stap naar het werkgeverschap, het worden van ”een baas”, is een zeer ingrijpende stap met grote (rechts)gevolgen.
Het aannemen van personeel, zeker als dat voor het eerst gebeurd, is een zeer grote beslissing die weloverwogen genomen moet worden. Het is niet ”eerst doen en dan wel zien”, want dan gaat het meestal wel fout.
Alternatieven?
Voordat men aan eigen personeel begint is het zaak om alle mogelijkheden van het werken met arbeidskrachten te bekijken. Is het voor uw bedrijf, mede gelet op de groeifase waarin het zich bevindt en gelet op de financiële situatie en (on)mogelijkheden, wel aan te raden om een eigen werknemer aan te trekken of zijn er misschien (in eerste instantie tijdelijk?) andere en/of betere alternatieven voorhanden?
Te denken is aan bijvoorbeeld een externe arbeidskracht inhuren in de vorm van:
- het collegiaal in- en uitlenen (een collega heeft het eventjes rustig en leent zijn boventallige werknemer tijdelijk aan u uit);
- een uitzendkracht (kijk hiervoor ook onder de hoofdstukken "Uitzendarbeid" en "NEN/Inlenersaansprakelijkheid”);
- een payrollconstructie (kijk hiervoor ook onder het hoofdstukje ”Payrollen”),
- het werken met een zzp-er (kijk hiervoor ook onder het hoofdstukje ”ZZP en standaard contracten, vóór 1-4-2016 de VAR”).
Deze opties hebben elk zo hun voor- en nadelen. Overeenkomst tussen alle varianten is dat u de externe arbeidskracht of zzp-er aanstuurt en zij voeren de opgedragen werkzaamheden uit. Aldus werken wordt u extra gemakkelijk en overzichtelijk gemaakt omdat u slechts tegen betaling van een BTW-nota de arbeidskracht voor u heeft werken en bij ziekte wordt een vervanger voor u geregeld. Alle administratieve zaken waaronder de personeelsadministratie; de loonbetaling; de afdrachten en eventueel ziekte- en ontslagperikelen liggen bij de ander. Wel zult u als gebruiker van de arbeidskracht een goede aansprakelijkheidsverzekering moeten hebben want voor ongevallen op het/uw werk bent ook u aansprakelijk te stellen.
Is het werken met externen redelijk makkelijk en overzichtelijk, als u overweegt om een werknemer aan te trekken zult u eerst goed uw huiswerk moeten doen want: ”Wat houdt het werkgeverschap allemaal in?”.
Basisvragen.
Ervan uitgaande dat u zichzelf in staat acht om werkgever te worden en te zijn, zult u in het kader van het aangaan van een arbeidsrelatie bijvoorbeeld eerst moeten nagaan:
Bij welke (belasting)sector ben ik (straks) als werkgever, gelet op de aard van mijn bedrijf, ingedeeld? Er zijn zo’n 70-tal sectoren elk met haar eigen premiestellingen;
Is er een CAO op mijn bedrijf van toepassing?;
Is er een (bedrijfstak)pensioenregeling van toepassing of ga (mag?) ik dat zelf voor mijn personeel regelen?;
Heb ik direct een fulltimer nodig of kan het eerst nog op parttimebasis?;
Kan ik met een speciale werknemer aan de slag waarvoor subsidies te verkrijgen zijn (WAJONG; langdurig WW-er of WGA-er)?;
Of ga ik met een gepensioneerde werknemer werken waardoor er geen werknemerspremies, zoals WGA en WW-premies verschuldigd zijn?
Uw (loon)kostenplaatje.
Van het antwoord op deze vragen zal afhangen hoe uw basis loonbepalingsplaatje eruit gaat zien want met slechts een bruto loon voor de werknemer bent u er niet (denk bij de vaststelling van een bruto loon overigens niet alleen het Wettelijk Minimum Loon/WML maar ook aan een bij CAO voorgeschreven loongebouw).
In het bruto loon zitten onder andere de Loonbelasting/LB; de volksverzekeringen (ANW, AWBZ, AOW) en de werknemerslasten verwerkt. Deze zaken houdt u als werkgever in op het bruto loon en het overblijvende netto loon betaalt u aan de werknemer. Van de bruto/netto loonberekening verstrekt u elke betalingsperiode (meestal per maand of 4 weken) de werknemer een zogenoemde loonspecificatie.
Met het basis loonbepalingsplaatje bent u er echter niet. Uw gehele loonkostenplaatje ziet er nog veel uitgebreider uit.
Als u echt het hele jaar een werknemer, week in week uit, nodig heeft, komt u er niet met slechts één werknemer. Een werknemer heeft namelijk ook recht op vakantiedagen en zal ongetwijfeld een keer ziek zijn of iets anders meemaken waardoor hij absent zal zijn (tandarts, doktersbezoek et cetera). Deze perioden van absentie zult u dan zelf moeten opvangen of moeten opvangen door weer een andere arbeidskracht in te huren of aan te nemen. Deze vervanging brengt voor u ook kosten met zich mee.
Verder moet u ook nog denken aan zaken zoals:
Ter vervolmaking van het loonkostenverhaal moet u ook nog rekening houden met:
het werkgeversgedeelte in de pensioenpremie;
WIA/WGA/WW-premies;
Zorgverzekeringswetbijdragen;
CAO-werkgeversverplichtingen zoals een Sociaal Fonds bijdrage, opleidingsfondsbijdrage;
een ziekengeldverzekering;
de kosten van een arbodienst/bedrijfsarts;
de kosten van diverse verzekeringen waaronder een aansprakelijkheidsverzekering; een collectieve ongevallenverzekering; een WEGAM-verzekering (zie hiervoor onder het hoofdstukje ”Kleine weetjes: WEGAM”);
de privacywetgeving/AVG.
Let op: vanaf 1-1-2020 wordt de hoogte van de WW-premie afgestemd op de feitelijk overeengekomen arbeidsovereenkomst, om zo "flexibiliteit" duurder te maken. Zo zullen schriftelijke onbepaalde tijd arbeidsovereenkomsten en bijvoorbeeld BBL-overeenkomsten onder een 5% goedkopere WW-premie vallen dan oproepcontracten of mondelinge arbeidsrelaties.
Aangaande de inhoudingen die u pleegt op het bruto loon van de werknemer en de werkgeverslasten die daar nog overheen gaan, is voor de goede orde te vermelden dat u als werkgever deze gelden niet zelf mag houden maar, tijdig en correct, zult moeten afdragen aan de fiscus en de diverse fondsen, waaronder het pensioenfonds.
Het is gelet op bovenstaande niet onlogisch dat het de startende werkgever duizelt.
Misschien is het dan ook raadzaam om vóórdat men aan het werkgeverschap begint raad in te winnen bij een loonadministrateur die het bruto/netto-verhaal én het loonkostenverhaal nader voor u kan inschatten. En misschien dat als u daadwerkelijk besluit tot het werkgeverschap over te gaan, u ook besluit de loonverwerking onder te brengen bij een loonadministrateur (hetgeen uiteraard ook kosten met zich meebrengt).
Sowieso te regelen zaken.
Gaat u over op het werkgeverschap dan zult u zich moeten melden bij de belastingdienst als werkgever, en daarmede als loonheffings- en afdrachtsplichtige. Deze melding doet u via het formulier: ”Loonheffingen aanmelding werkgever”, te downloaden via de website van de belastingdienst.
Een zogenoemde ”Eerste dag melding” van en voor het aangaan van een arbeidsrelatie is voor de goede orde sinds 2009 geen verplichting meer, tenzij de belastingdienst u dat expliciet als verplichting heeft opgelegd.
Gaat u voor het werkgeverschap en gaat u feitelijk een arbeidsrelatie aan, dan is het zaak de volgende kwesties goed te regelen:
het aanleggen van een personeelsdossier waarvan de volgende zaken onderdeel uit zullen maken (let hierbij op de privacywetgeving/AVG):
een schriftelijke arbeidsovereenkomst vóór de feitelijke indiensttreding overeen te komen;
de werknemer vóór ondertekening van het contract op zijn identiteit controleren via een geldig ID-bewijs, bijvoorbeeld via zijn paspoort (niet een rijbewijs!) en vervolgens hiervan een kopie te bewaren in het personeelsdossier;
indien het een werknemer met een nationaliteit van buiten ”de EU, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein of Zwitserland” betreft zonder bewijs dat hij hier legaal mag werken (noot: een Bulgaar of een Roemeen mag sinds 1-1-2014 hier gewoon komen werken): eerst een tewerkstellingsvergunning op basis van de Wet Arbeid Vreemdelingen/WAV aanvragen én verkrijgen vóórdat er een arbeidsrelatie wordt aangegaan;
het aanmelden van de werknemer bij de pensioenverzekeraar.
De aanstellingskeuring.
Omdat de werkgever aansprakelijk of aansprakelijk te stellen is daar waar de werknemer tijdens het werk schade oploopt, of omdat de werkgever niet zit te wachten op een snel ziek wordende werknemer, denken veel werkgevers aan een aanstellingskeuring.
Een medische aanstellingskeuring in zijn algemeenheid is echter niet mogelijk, ook niet als in een bepaalde functie het hebben van een smetje mogelijk problemen zou kunnen gaan opleveren. Het controleren op HIV of op zwangerschap of op kanker of het ernaar vragen tijdens een sollicitatie is uit den boze.
Echter, daar waar de functie daar aanleiding toe geeft, denk aan een piloot die behoorlijk moet kunnen zien, kan op dat aspect een aanstellingskeuring plaatsvinden. Ter uitsluiting van risico’s gewoon iedereen aan een keuring onderwerpen is niet aan de orde.
Aanstaande werknemers ”met een smetje”.
Bijzondere aandacht verdient nog het in dienst nemen van werknemers ”met een smetje” waaronder vallen de werknemers met een bepaalde aandoening of (structurele) beperking (een ziekte of gebrek), vaak in de volksmond de ”arbeidsgehandicapte werknemer” genoemd.
Weet u van te voren dat u te maken heeft met een werknemer met een smetje, bijvoorbeeld omdat:
de aanstaande werknemer dat zelf heeft gemeld, of
het UWV of een bemiddelingsbureau/re-integratiebureau u daarvoor benadert, of
u zelf willens en wetens een WAJONG-er of een WAO/WGA-er in dienst wilt nemen,
dan is het zaak om vóórdat u een arbeidsrelatie met hem aangaat in overleg te treden met alle betrokkenen.
In het belang van de veiligheid van de aanstaande werknemer zelf en degenen die met hem moeten werken is een dergelijk overleg met de Arbodienst/bedrijfarts; de begeleiders van de gemeente of van het UWV over de te verrichten functie en functierisico’s mede gelet op een voor het bedrijf opgestelde RI&E, van groot belang om de werkkaders/randvoorwaarden/werk(on)mogelijkheden van te voren helder te hebben.
Kan en mag iemand met epileptische aanvallen bij u op hoogte werken of met snij- of lasapparatuur in aanraking komen? De aanstaande werknemer is weliswaar geschikt voor bepaalde werkzaamheden, maar is hij ook geschikt te achten voor een specifieke functie binnen uw specifieke bedrijf?
Moet de werknemer speciale verrichtingen doen als onderdeel van zijn functie, worden bepaalde gebeurtenissen/voorvallen dan wel gedekt door uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering(en) of WEGAM-verzekering? Denk hierbij aan een werknemer ”met smetje” die voor u de weg op gaat, of op een heftruck in het magazijn werkt.
Het groene licht vooraf van deskundigen en begeleiders en verzekeraar is wenselijk om te voorkomen dat men later bijvoorbeeld stelt dat de werknemer ”is gaan werken tegen de eigen gezondheid of zijn herstel in”.
Het gezamenlijke overleg vooraf kan ook helderheid verschaffen over of u als werkgever, of de werknemer ”met structureel personele beperkingen” (voorheen de arbeidsgehandicapte werknemer) in aanmerking kunnen komen voor de nodige subsidies en no-risk regelingen op grond van de WAO/WIA (voorheen No-risk ZW en WAO op grond van de Wet Rea). Of dat een zogenaamde ”proefplaatsing” mogelijk is: 3 maanden lang geen arbeidsrelatie maar wel voor u werken.
Sinds 2017 bestaat er een overheidswebsite over de eventuele premiekortingen voor werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt: https://regelhulpenvoorbedrijven.nl/financieelcv/
Conclusie.
Kortom, een goede voorbereiding op het werkgeverschap is het halve werk.
Ik wens u als werkgever veel succes en veel goed personeel toe.
